在現(xiàn)代人際交往中，有一種工具日益成為人們溝通的橋梁，這就是電話，聊天談事情，約會(huì)交朋友，人們?cè)谙碛秒娫捤鶐淼谋憬莸耐瑫r(shí)，卻發(fā)現(xiàn)煩惱隨之而來。您是否遇到過這樣的情況，忙碌的時(shí)候老有電話搗亂，甜甜的美夢(mèng)總被鈴聲打斷。電話仿佛是個(gè)琢磨不透的寶貝，運(yùn)用得體，它會(huì)帶來成功，運(yùn)用不得體，它又會(huì)成為人們交往中的絆腳石。

    其實(shí)，困惑人們的還不僅僅是這些，電話什么時(shí)間打最得體？電話使用又該注意些什么？使用電話又有哪些技巧？今天，中國人民大學(xué)金正昆教授帶我們走進(jìn)禮儀的殿堂，為您量身打造一個(gè)彬彬有禮的電話形象。

    有一天我接了一個(gè)打錯(cuò)的電話，一個(gè)女孩子跟我講，你這兒是保潔公司嗎？我說是哪個(gè)保潔？是寶貝的“寶”，清潔的“潔”？還是保衛(wèi)的“保”，清潔的“潔”，是化妝品公司還是打掃衛(wèi)生的公司，她說我找打掃衛(wèi)生的那個(gè)公司，就是保持清潔那個(gè)公司。我說你找它干嘛？她說我找工作啊，我說我不是那個(gè)公司老板，她打錯(cuò)電話了，一個(gè)找工作的小妹妹用的都是手機(jī)，那還真是說明手機(jī)極其地普及。那么既然是電話座機(jī)和手機(jī)已經(jīng)深入了日常生活之中，昔日王榭堂前燕，飛入尋常百姓家，那么電話禮儀恐怕就比較重要了。

      譬如我想我和大家一樣，經(jīng)常都會(huì)受到這樣一些打擾：一，你睡覺了，座機(jī)響起。他說他有急事，其實(shí)也不是什么急事，就是問你明天在一塊兒吃頓飯行嗎？電話什么時(shí)候打來的？凌晨兩點(diǎn)，又不是救火，騷擾你。第二就是手機(jī)被錯(cuò)撥了。常有的事，當(dāng)然我們有的時(shí)候也會(huì)有這種情況，但是我建議你第一，你撥之前你認(rèn)真點(diǎn)把電話號(hào)碼看看，別打錯(cuò)，第二，萬一打錯(cuò)說聲抱歉對(duì)不起行嗎？有人不說，沒準(zhǔn)還熊你兩句。第三，手機(jī)短信。我們知道，中國在世界上是手機(jī)短信使用最多的國家之一，包括我和你一樣，我們經(jīng)常會(huì)使用短信，過年過節(jié)、走親訪友用短信替代一下，也省事了。但是我經(jīng)常遇到這樣的短信，我不知道你們遇到過沒有，就是沒署名，你不知道他是誰。因?yàn)槲铱赡苁桥笥驯容^多，他給你寫個(gè)金教授生日快樂，挺看得起我，我的生日他都記住了，但是他不知道是誰，你想想一方面我有可能會(huì)查出來你是誰，萬一我查不出來你這個(gè)短信不就白發(fā)了嗎？這又不是談戀愛，那還有點(diǎn)神秘感，咱不是那個(gè)關(guān)系，所以電話禮儀有必要來講一講。禮儀是什么呢？我曾經(jīng)給禮儀下過一個(gè)定義，我說禮儀就是行為規(guī)范，是待人接物日常交往中的標(biāo)準(zhǔn)化做法。下面我從這個(gè)角度想跟大家談?wù)勲娫挾Y儀。

    第一，我主張公司也好、機(jī)關(guān)也好、企業(yè)也好，乃至個(gè)人也好，要有電話形象的意識(shí)。有的時(shí)候我們跟別人溝通，未必親自見面，沒準(zhǔn)兒就是打電話，一個(gè)電話打過去印象好，沒準(zhǔn)一單生意就簽下來了，一個(gè)電話打過去，如果印象不好就比較麻煩。那天有一個(gè)公司請(qǐng)我去講課，我就跟他們老總開玩笑，我說老兄我跟你說個(gè)實(shí)話，我有個(gè)小動(dòng)作，一般人家機(jī)關(guān)也好，政府也好，企業(yè)也好請(qǐng)我講課，我一般要請(qǐng)我的助手先錄個(gè)音，錄誰的音呢？錄你的營銷電話、值班電話和服務(wù)電話的，因?yàn)檫@是形象啊，你是不是訓(xùn)練有素，你是不是不厭其煩，你是不是熱情友善，溢于言表啊，當(dāng)然我們也見到有些人不太注意這個(gè)問題，比如你接電話經(jīng)常有這樣的人，拿起電話把你熊一頓，他跟誰生氣我不知道，你干嘛給我氣生啊，他實(shí)際上會(huì)給我一個(gè)感覺，第一是這個(gè)人素質(zhì)不高，第二是這個(gè)單位沒規(guī)矩，員工個(gè)人形象代表組織形象，員工個(gè)人形象代表產(chǎn)品和服務(wù)的形象。我這一輩子可能就給你打一個(gè)電話，你要給我印象不好，我就認(rèn)為你這個(gè)公司不好，你這個(gè)企業(yè)不好，甚至你的產(chǎn)品和服務(wù)都是不好的，我不買你行嗎，我不消費(fèi)你可以嗎，所以從這個(gè)意義上來講，你要有電話形象的意識(shí)。

    電話形象在我眼里是由以下三個(gè)要素構(gòu)成的。第一，時(shí)間和空間的選擇。就是你電話什么時(shí)間打，在哪里打。第二，通話的態(tài)度。你的語言，你的表情，你的動(dòng)作。第三，通話的內(nèi)容。就是你說什么。那么這三點(diǎn)，時(shí)間空間的選擇，通話的態(tài)度及其通話的內(nèi)容構(gòu)成一個(gè)人乃至一個(gè)公司和企業(yè)或者一個(gè)機(jī)關(guān)的電話形象。具體來說：

    第一，時(shí)空選擇。如果你要想確保電話的質(zhì)量，就是你想把這個(gè)事說清楚，你想把這個(gè)事擺平搞定了，首先要注意時(shí)間的選擇。譬如你跟私人通話，你首先要選擇效率高的時(shí)間，換句話來講人家不煩你的時(shí)間。比如在我們中國人來說，你和任何一個(gè)人打電話，休息時(shí)間別給人家打，除非萬不得已，晚上10點(diǎn)之后，早上7點(diǎn)之前，嚴(yán)格講沒有什么重大的急事別打電話，萬一有急事打電話，你第一句話要說的是抱歉，事關(guān)緊急，打攪你了，否則的話人家會(huì)煩的。再者就餐的時(shí)間別打電話。說實(shí)話，像我們大家都挺忙的，我和你一樣，中午就那么點(diǎn)時(shí)間吃個(gè)飯，你還給我打個(gè)長長的電話，你影響我食欲，破壞我消化系統(tǒng)，摧殘我生命。另外你要注意，節(jié)假日不是重大事端不要打電話。過去我們傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)社會(huì)，很多人有一個(gè)習(xí)慣，是不太尊重個(gè)人隱私，我曾經(jīng)講過，拜訪客人也好，打電話也好，盡量不要占用對(duì)方的節(jié)假日，你給對(duì)方一個(gè)休息的時(shí)間，節(jié)假日是我的空間，我喜歡關(guān)掉電話，我喜歡跟家人在一起，或者我喜歡獨(dú)處。我們講了，尊重別人就是要尊重對(duì)方的選擇，這個(gè)理念一定要有，所以節(jié)假日沒有什么急事，免了，可以用其他的方式，發(fā)個(gè)短信或者諸如此類，別打電話。如果是外國人，尤其是對(duì)于美國、歐洲這樣距離較遠(yuǎn)的國家，你還要明白時(shí)差的問題。你這兒是白天，沒準(zhǔn)人家剛睡，所以你要考慮時(shí)間的選擇。

    第二，打電話要注意一個(gè)空間。什么意思呢？一般來講，私人電話就是在家里打的，辦公室電話是在辦公室打的，別占小便宜。便宜沒有這么占的，一個(gè)文明的人要講游戲規(guī)則，不要占有國家資產(chǎn)，也不要侵吞國家或者你的公司的資財(cái)，打電話私人電話就是用你手機(jī)，用你們家電話，別占公司的便宜，別占政府機(jī)關(guān)的便宜。還有一點(diǎn)你要注意，打電話如果你要在公眾空間的話實(shí)際上是一種噪音騷擾，任何一個(gè)有教養(yǎng)的人是不能在公眾場(chǎng)所打電話的。什么影劇院，會(huì)議中心啊，餐廳啊，商場(chǎng)啊，經(jīng)常有些不自覺的人，拿起電話就吧唧吧唧，旁若無人，這樣會(huì)影響別人給人留下不好的印象。

    第三，要注意通話的長度。電話打多長好呢？當(dāng)然實(shí)際生活中你這個(gè)電話你有多少事你說多長時(shí)間，說清楚為止，把事搞定了，但是要注意，從互相尊重這個(gè)角度我已經(jīng)不厭其煩地講了，禮的意思就是尊重，這是綱這是基本點(diǎn)，從互相尊重的角度，通話時(shí)間是宜短不宜長，電話禮儀有一個(gè)規(guī)則，叫做電話三分鐘原則。什么意思呢？就是你跟外人通話的話每次的時(shí)候應(yīng)該有效地控制在三分鐘之內(nèi)。我的意思是要你長話短說，廢話不說，沒話別說。我們有同志打電話很寂寞，拿起話筒就跟你捉迷藏。任何一個(gè)有教養(yǎng)的人他是一個(gè)辦事有效率的人，他是一個(gè)尊重時(shí)間的人，時(shí)間就是金錢，時(shí)間就是效益，時(shí)間就是生命，我們生命是由時(shí)間組成的，你浪費(fèi)別人的時(shí)間就是浪費(fèi)人家的生命，所以打電話一定要短。

    如果是公司企業(yè)里內(nèi)訓(xùn)的話，我經(jīng)常給員工一個(gè)忠告就是要養(yǎng)成重要電話列提綱的習(xí)慣。譬如，我找張三，我沒給他打過電話，我首先要知道張三有幾個(gè)電話號(hào)碼，第一個(gè)打不通我就撥第二個(gè)，省時(shí)間，第二我給張三要說幾件事，我養(yǎng)成的習(xí)慣是什么呢？金字塔型，新聞寫作，就是要把最重要的事首先跟他說。張總，我想請(qǐng)你講課；李經(jīng)理，我想在你那兒定一桌餐，我想消費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是在3000元左右……把最重要的事交給人家，你先交個(gè)底，我這兒是3000元消費(fèi)水準(zhǔn)，你看著辦，人家省事，人家還惦記你給不給錢呢？所以你要把最重要的事放在前面。

    說到底，通話的時(shí)候最重要的問題是什么呢？自我介紹。一個(gè)訓(xùn)練有素的人，拿起電話之后要順理成章進(jìn)行自我介紹，按照電話禮儀的標(biāo)準(zhǔn)，自我介紹需要有下列幾個(gè)模式：第一個(gè)模式錄音電話的模式，就是報(bào)電話號(hào)碼。報(bào)電話號(hào)碼的好處就是萬一他撥錯(cuò)了，你跟他說了一遍，他不至于再錯(cuò)。

    第二，公司總機(jī)或者部門電話一般報(bào)單位名稱。你好，報(bào)你所在單位。因?yàn)槟闶强倷C(jī)，那么專用電話，比如我家私人電話或者我是個(gè)經(jīng)理董事長的電話，專用電話一般是什么？報(bào)姓名，因?yàn)檫@個(gè)電話就是我的。我的習(xí)慣是拿起話筒，你好，金正昆，我先報(bào)姓名，讓對(duì)方驗(yàn)證是不是打錯(cuò)了，國際交往一般要報(bào)三要素，單位、部門、姓名。因?yàn)槿思铱赡懿恢滥闶鞘裁搭^銜，不知道你是誰，所以你要全報(bào)，我經(jīng)常遇到這樣的事，他跟你說了半天，你不知道他是誰，這個(gè)你還不好意思問他，因?yàn)樗懵牭恼Z氣他跟你很熟，所以你要足夠聰明的話你先報(bào)一下，你好金教授，我是海達(dá)公司的王軍，王副總經(jīng)理，上次我們?cè)谝粔K兒吃過飯記著交換過名片，金教授，最近想請(qǐng)你講一個(gè)課，說清楚。否則你跟我寒暄半天你干嘛，在那兒打拳呢？我不知道你干什么，養(yǎng)成習(xí)慣。這個(gè)自我介紹是不能缺少的。

      打電話從禮儀上來講，你打給別人時(shí)還有兩個(gè)點(diǎn)比較重要，第一，怎樣暗示對(duì)方終止通話，就是你不想打了。你打給別人的嘛，主要是你說，你現(xiàn)在不想打了，你怎么去暗示呢？標(biāo)準(zhǔn)化做法就是重復(fù)要點(diǎn)，王總，那我們這次就說好了，下個(gè)星期我付款，按照你提供的號(hào)碼，我把我貨款的首期打給你，按照我們剛才約定付10％，王總?cè)绻乙獩]有記錯(cuò)的話，你的賬號(hào)會(huì)在下星期一早上傳真給我，傳真給我之后兩個(gè)小時(shí)確認(rèn)無誤我就會(huì)撥款了。重復(fù)要點(diǎn)。說明你這個(gè)人是訓(xùn)練有素的人，是不說廢話的人，利索不是說話少，而是說說到要點(diǎn)去，言簡(jiǎn)意賅。

    第二個(gè)點(diǎn)我們打電話時(shí)需要你注意的就是誰先掛斷電話。

    打電話時(shí)誰先掛比較好呢？我們經(jīng)常有同志會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤的想法，有的人鉆牛角尖，有的人不規(guī)范。中央電視臺(tái)規(guī)定打電話對(duì)方掛，廣東電視臺(tái)也規(guī)定打電話對(duì)方掛，那我們大家設(shè)想一下，中央臺(tái)和廣東臺(tái)通話將出現(xiàn)何種狀態(tài)，兩邊都不掛，死扛，大說其廢話，都等著對(duì)方掛，根本沒有可操作性。打電話誰先掛呢？社交禮儀的標(biāo)準(zhǔn)化做法，地位高者先掛。我是晚輩，我和爺爺和爸爸和叔叔通話，長輩先掛，對(duì)長輩的尊重盡在不言中，剛才說了，尊重人家就是尊重人家的選擇，人家不想說了，人家就掛了。人家說沒說完人家決定的，我是下級(jí)我跟上級(jí)通話，上級(jí)先掛。我經(jīng)常開玩笑，我說個(gè)最形象的比方，我怕老婆的，所以我跟老婆打電話，一般就是老婆先掛，不然怎么能證明她是我家老大？如果地位一樣，是求人的人等被求的人先掛。你找人家說事總有一個(gè)誰求誰，金老師幫我借本書？老劉我有作業(yè)一道題不會(huì)做你幫我說說？被求的人先掛，這是個(gè)規(guī)矩。

    接電話的禮儀有下面幾條需要注意：第一，我們強(qiáng)調(diào)鈴響不過三聲。打電話的最重要的原則叫做通話三分鐘原則，那么接電話的基本原則我們叫做鈴響不過三聲的原則，什么意思？就是要及時(shí)接聽電話，尤其是你約好了時(shí)間，今天晚上八點(diǎn)讓人家給你打電話，你約好的讓人家給你打，人家打來的話你不接那是嚴(yán)重的失禮。這個(gè)要注意的，當(dāng)然我們有時(shí)候碰上兩個(gè)極端，第一個(gè)極端就是有同志“寧死不屈”在那兒看著不接，還有同志電話鈴一響就接了，過猶不及。其實(shí)訓(xùn)練有素的白領(lǐng)他都有這樣一個(gè)經(jīng)驗(yàn)，桌上電話響了之后，手先上去，等它響兩聲三聲的時(shí)候再接。這樣不慌不忙，很多國外的大的公司有規(guī)定，就是鈴聲要響到六聲以上的話你才接的話，第一句話要說抱歉讓您久等了，因?yàn)槿思乙竽戕k事，很可能這個(gè)電話撥不通我到別的公司去了，我不找你了，所以找你是看得起你，要及時(shí)地表示一下歉意。

    第二從禮儀上來講，不要隨便叫人家接聽電話。如果你在現(xiàn)場(chǎng)的話電話找你的話，尤其打的是你的電話不要找外人去代接，尤其不要讓孩子，秘書去代聽已經(jīng)有約在先的電話，比如約好的給你打電話不要讓人家去聽，這樣也是對(duì)通話對(duì)象的一種尊重。

    我們經(jīng)常有身邊的領(lǐng)導(dǎo)、或者同事、家人不在，你替他接了電話了。不在的話你要會(huì)說，訓(xùn)練有素的接電話的人要這樣講，首先告訴對(duì)方，他找的人不在，然后才能問您是誰，您找他有什么事，千萬別倒過來了。否則我會(huì)懷疑，我想的就是王處長一看這個(gè)號(hào)碼似曾相識(shí)，就叫李秘書，上，問這個(gè)小子是誰，處長，是那個(gè)什么上海的李處長，問什么事，想來看你，問什么時(shí)候來，馬上就到，告訴他，我不在，這個(gè)推論是成立的，所以這個(gè)問題我們接電話的人是需要注意的，你要安排合理而有序的表達(dá)，否則會(huì)產(chǎn)生不必要的誤會(huì)。